Методология работы с системой Simple WTC. Статья №3 Отчеты системы Simple WTC

191409Добрый день, Уважаемый пользователь Simple WTC.

В третьей нашей статье мы, наконец, перейдем от общей теории работы с отпечатками пальцев к нашей системе учета рабочего времени.

Предыдущие статьи:

Статья №1. Общая информация о биометрических системах.
Статья №2. Сканирование отпечатков пальцев.
Статья №4. Пользователи системы

Simple WTC позволяет получать несколько видов отчетов:

  1. Все отметки в системе.
  2. Журнал учета рабочего времени (Граничные отметки).
  3. Отчет по опоздавшим.
  4. Табель учета рабочего времени по форме Т-13.

Все эти отчеты формируются в Excel для удобства конечного пользователя. Их можно редактировать, менять форму и т.д., однако, метки в системе останутся неизменными, и при необходимости, вы сможете снова осуществить выгрузку. Дополнительно существует возможность просмотреть все отметки пользователей через пункт меню «Журналы».

Какая информация есть в отчетах.

1. Все отметки в системе.

Название говорит само за себя. Все отметки, которые совершали пользователи есть в этом отчете. Он удобен для выяснения подробностей при сомнениях в правильности подсчета рабочих часов. Сама по себе информация в этом отчете избыточна.

2. Журнал учета рабочего времени (Граничные отметки).

В данном отчете система выделяет две граничные отметки за сутки: первую и последнюю. И берет их как начало рабочего времени и конец соответственно. Время между этими отметками считается отработанным.

3. Отчет по опоздавшим.

Этот отчет формируется только если пользователю назначен рабочий график. В этом случае система сравнивает время начала рабочего дня по графику с первой отметкой сотрудника. Если он отметился позже, чем должен был по графику, он попадает в отчет и на экран мониторинга.

4. Табель учета рабочего времени по форме Т-13.

Табель формируется в стандартизированной форме, утвержденной постановлением. Данная форма является стандартом для бухгалтерской отчетности. Формировать данный отчет имеет смысл только за месяц. Иначе отчет будет не полным. Отработанные часы в данном отчете учитываются так же как и в отчете «Журнал учета рабочего времени (Граничные отметки)», т.е. как время между первой и последней отметкой.

Каким способом можно получить все эти отчеты?

Существует две возможности:

  1. Через автоматизированный планировщик
  2. Ручная выгрузка

Планировщик.

Планировщик позволяет настроить выгрузку стандартного отчета из 3-х листов (Журнал учета рабочего времени, Опоздавшие, Все отметки) автоматически в заданное время. Выбрать время формирования отчета, его глубину, способ отправки (на почту или на диск) и периодичность(ежедневно, еженедельно, ежемесячно).

Используя планировщик, удобно получать оперативную информацию не контактируя непосредственно с системой.

Представим, что необходимо контролировать удаленный офис или магазин, не выезжая туда. Для этого необходимо лишь настроить выгрузку в необходимое время (допустим в 9.15, когда все уже должны быть не работе) на e-mail. Система сама сформирует отчет и отправит его по указанному адресу. Данный отчет формируется по всем сотрудникам, которые указаны в системе. Создать задачу по формированию автоматического отчета необходимо в меню «Планировщик — Новая задача»

 

Ручная выгрузка

Ручная выгрузка позволяет сформировать отчет за необходимый горизонт времени и по определенным сотрудникам или отделам. В данном режиме можно сформировать все основные отчеты системы. Это удобно, когда необходимо получить большой объем данных, например за месяц или квартал. Ручная выгрузка, как следует из названия, не выполняется в автоматическом режиме, однако, ее может сделать пользователь с правами «Manager». Данная учетная запись не позволяет вносить изменения в настройки системы и удалять журналы, но позволяет формировать отчеты. Ручная выгрузка доступна в меню «Рабочее время — Отчеты по персоналу«.

Почему именно эти отчеты?

Когда мы создавали систему, мы анализировали возможности конкурентов по формированию отчетов. Оказалось, что некоторые системы позволяют сформировать более 40 видов отчетов. Но после опроса наших первых пользователей, мы поняли, такое разнообразие только вредит. Программа становится непонятной, неповоротливой, дорогой. А основные данные сосредоточены всего в двух-трех отчетах: все отметки, граничные отметки, опоздания. Все остальное — это производные от основных. В следующем письме мы подробнее остановимся на правах пользователей системы и раскроем один полезный секрет по автозапуску.

Добавить комментарий