Как выбрать систему учета рабочего времени.

Сегодня мы подробно остановимся на выборе системы учета рабочего времени. На рынке довольно много решений, которые предлагают в той или иной степени учитывать рабочее время персонала, и порой, остановить свой выбор на чем-то одном довольно сложно.

Так как же выбрать систему учета? Мы сформировали для вас 6 факторов, на которые стоит обратить внимание при выборе системы учета на основе отпечатков пальцев или любому другому принципу.

1.    Тип лицензии системы.

Сколько производителей системы столько и лицензий. Современный тренд в мире лицензий  — это микроплатежи. При такой системе с клиента берут платеж с определенной периодичностью, например раз в месяц или раз в год. Но платеж уменьшается до придела. Такую модель еще можно назвать подпиской.


Это один из любимых ходов маркетологов. Потенциальному клиенту намного проще расстаться с незначительной суммой много раз, чем разово выложить кругленькую сумму. Но вот выгодно ли это клиенту – большой вопрос.
Во-первых, при пересчете на период использования программного продукта, в лучшем случае, клиент заплатит столько же, сколько и единоразово. А если система будет использоваться долгие годы, то цена значительно возрастает.


При таком варианте, клиент попадает в ловушку, когда существующее ПО (программное обеспечение) за годы использования накопило уже огромное количество данных (перечень сотрудников, шаблоны отпечатков, отчеты и т.д.), а перенести в другую систему их невозможно из-за несовместимости типов данных.
Да и при современной инфляции, скорее всего, стоимость периодического платежа будет возрастать.
В таком разрезе, при выборе системы учета для покупателя оптимальным будет фиксированный разовый платеж. Купил и забыл.

2.    Конфиденциальность персональных данных.

hackerСледующий вопрос, который стоит задать поставщику или производителю системы, как у него обстоят дела с защитой персональных данных, которые будут вводиться в систему.

Так как работодатель по закону обязан обеспечить конфиденциальность персональных данных сотрудников, то этим вопросом стоит озаботиться заранее. Ведь в случае судебного иска, отвечать будет не производитель, а руководитель организации.

В первую очередь, стоит выяснить где хранятся персональные данные системы. На том компьютере, на котором установлена система (сервере) или на серверах поставщика (например в облаке). Если второе, то это крайне не желательный вариант. В этом случае покупатель вообще никак не может повлиять на сохранность данных, даже если очень этого захочет. В этом случае покупателю придется полностью довериться третьей стороне. А ведь никто не даст 100% гарантии, что все хорошо защищено, и никто не украдет ваши данные.

Так что при прочих равных условиях, намного спокойнее если данные хранятся внутри организации, и поставщик с производителем не имеют к ним доступа.

Второй важный момент – как хранятся данные. В открытом или защищенном виде. Ведь если все данные зашифрованы, то даже в случае их утечки, злоумышленнику не удастся понять, что именно он заполучил.

Из этого следует, что данные системы должны быть зашифрованы криптостойкими алгоритмами, в особенности шаблоны отпечатков пальцев.

При выборе системы учета рабочего времени мы рекомендуем остановиться на решениях, которые хранят данные на компьютерах/серверах, установленных в самой организации.

3.    Сопутствующие расходы.

cubase5po0У многих производителей систем идентификации по отпечаткам пальцев на сайте указана только стоимость их программного обеспечения, однако в требованиях к эксплуатации может фигурировать дополнительно программное обеспечение, которое стоит намного дороже самого ПО идентификации. Например SQL база данных, стоимость лицензии которой может превышать 3000$!
Или обязательное наличие сервера, стоимость которого так же начинается от 100 000 рублей.

Конечно, если подобное ПО или аппаратное обеспечение уже приобретено для других целей, то дополнительные расходы будут стремится к 0, но вот если перечисленные средства придется покупать, это может стать очень неприятным сюрпризом.

Итак, необходимо выяснить, что еще потребуется для полноценной работы с системой.

4.    Сложность монтажа и наладки системы.

montagBlack-WhiteВыбирая системы контроля доступом или учета рабочего времени, все почему-то напрочь забывают про стоимость монтажа и наладки системы. И возможно ли вообще провести монтаж в тех помещениях, в которых планируется установка системы.

Если система подразумевает наличие автономных устройств типа контроллер, замок, блок питания и т.д., то во-первых – это надо будет приплюсовать к затратам, а во-вторых еще и как-то установить. Если в штате заказчика нет квалифицированных монтажников (а такие сложные системы, как правило, требуют наличие высокой квалификации) то придется нанимать третью сторону – компанию интегратора, которая смонтирует систему и произведет ее наладку.

При использовании больших и сложных систем для больших организаций эти затраты неизбежны, но вот если заказчик имеет штат всего 10-100 человек, которые компактно размещены, нужны ли ему такие затраты?
А если помещение арендованное? Как владелец помещения отнесется к тому, что вы будете проводить строительные работы в его помещениях, что будет с оборудованием в случае смены офиса?
Не проще ли просто на ресепшене поставить ноутбук с USB сканером? Монтаж – 0руб, сопутствующее оборудование – 0 руб.

Выясните у поставщика, что еще необходимо для работы системы, могут ли они порекомендовать компанию интегратора. Сколько стоят услуги интегратора.

 5. Удобство работы с системой.

562e3bdc8122Чем сложнее система и чем шире ее функционал, тем, априори, она сложнее в настройке и использовании.Чем больше задач производитель пытается решить одним продуктом, тем больше в ПО появляется «закладочек», «галочек», «кнопочек». И впервые видя подобный продукт, возникает устойчивое желание сразу его закрыть. Это как неподготовленному человеку, попытаться разобраться в интерфейсе 1С или SAP.

Хорошо, если в штате организации есть специальный сотрудник, который будет все это настраивать и администрировать, а что если его нет?

Подобные программы обычно используются на 20-30% функционала, задуманного производителем. Если у Вас нет необходимости в организации жесткого пропускного режима, электронных проходных и т.д., а стоит просто задача поиска прогульщиков,  зачем тогда все эти сложности?

Не проще ли найти тот продукт, который решает одну конкретную задачу (учет рабочего времени) и больше ничего. Тут и настроек будет минимум, и специально осваивать ее не надо.

Желательно изучить функционал программного продукта хотя бы поверхностно перед покупкой, и понять, нужны ли действительно Вам все заявленные функции и не возникнет ли проблем с эксплуатацией такого сложного ПО?

 6. Мобильность системы.

В чем суть систем учета рабочего времени? Это контроль сотрудников, тогда когда начальство не может их контролировать. Ведь когда начальник на работе, персонал организуется сам собой. Стыдно опаздывать, когда шеф уже на работе. Да и влетит гарантированно.

Самое интересное начинается, когда начальства нет, или оно находится в другом офисе и визуально не может определить, кто пришел, а кто нет.

Как говорится: «Кот из дома, мыши в пляс»!

Т.е. возникает задача получения отчетов на мобильных устройствах начальства: ноутбуки, планшеты, смартфоны. Какие из систем реально предлагают такой функционал?

20121124-1518231

Ведь как удобно, находясь в командировке, в отпуске или где-то еще все равно держать руку на пульсе, не используя ничего, кроме привычного устройства.

Если система сама отправляет отчеты в Excel на указанный почтовый адрес, просмотреть который можно с любого современного телефона, не говоря уже о планшетах или ноутбуках, то это позволяет руководителю не ограничивать себя в мобильности.

Еще один неоспоримый плюс именно email, что можно настроить переадресацию неограниченному количеству людей. E-mail это не смс, за каждое из которых надо платить. Тут пользователь вообще ничем не ограничен.

Итак еще один вопрос, которым стоит озаботиться при выборе системы: есть ли возможность получать отчета системы находясь не за рабочим компьютером?

Как выбрать систему учета рабочего времени

Выводы:

Итак небольшой чеклист по выбору системы, пройдя который, вы, возможно, сможете сэкономить себе несколько десятков тысяч рублей:

  • Тип лицензии. Для покупателя оптимальным фиксированный разовый платеж, чем подписка. Купил и забыл.
  • Данные системы должны быть зашифрованы криптостойкими алгоритмами, в особенности шаблоны отпечатков пальцев.
  • Необходимо выяснить, что еще потребуется для полноценной работы с системой (компьютеры, программы).
  • Сколько стоят услуги интегратора, если нужен монтаж.
  • Нужны ли Вам все заявленные функции и не возникнет ли проблем с эксплуатацией такого сложного ПО, можно ли уменьшить стоимость убрав ненужные опции?
  • есть ли возможность получать отчета системы находясь не за рабочим компьютером?

Мы предлагаем Вашему вниманию программу Simple WTC. Она разработана специально для решения задач по учету рабочего времени на малых и средних предприятиях.

Добавить комментарий